در طول چند دهه اخیر، سیستم سازی تقریباً همه صنایع را لمس کرده است – از دستگاه‌های خودپرداز گرفته تا خطوط مونتاژ و سیستم‌های مراقبت‌های بهداشتی. اما هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی، سیستم سازی را به سطح کاملاً جدیدی می‌رسانند. این به اصطلاح “سیستم سازی هوشمند” نحوه تعامل انسان و ماشین را تغییر می‌دهد، بنابراین مشاغل می‌توانند کارایی خود را افزایش داده، درآمدزایی کنند و در بازارهای چالش برانگیز پیشرفت کنند.

در حقیقت، تحقیقات مزایای فوق العاده‌ای را از سیستم سازی نشان می‌دهد. موسسه ارزش تجاری IBM برآورد می‌کند که سیستم سازی پشتیبانی شده توسط هوش مصنوعی تا سال 2022 میلیاردها دلار ارزش تولید می‌کند.

این مقاله چشم انداز متغیر سیستم سازی کسب و کار را بررسی می‌کند، چرا که در حال حاضر اهمیت دارد که بدانیم هنگام استفاده از سیستم سازی در سازمان خود به چه نکاتی توجه کنیم. اگر به فکر شروع کاری جدید هستید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله‌ی شش قدم اولیه در راه‌اندازی کسب و کار را قبل از ادامه‌ی این مقاله بخوانید.

سیستم سازی تجاری چیست؟

سیستم سازی تجاری اصطلاحی برای استفاده از برنامه‌های کاربردی فناوری‌ست که وظایف تکراری را انجام می‌دهد و کارکنان را برای کارهای با ارزش‌تر آزاد می‌کند. این فناوری شامل سیستم سازی فرآیند کسب و کار (BPA)، سیستم سازی فرآیند روباتیک (RPA) و سیستم سازی با استفاده از هوش مصنوعی است.

سالها پیش، سیستم سازی نیاز به پردازنده‌های عظیم و تیمی از متخصصان برای نگهداری آنها داشت. امروزه سیستم عامل‌های سیستم سازی مبتنی بر ابر اطلاعات این قابلیت را در دسترس همه شرکت‌ها قرار می‌دهند.

برخی از انواع سیستم سازی تجاری:

• سیستم سازی اساسی: سیستم سازی اساسی کارهای ساده و ابتدایی را انجام می‌دهد و آنها را خودکار می‌کند. ابزارهای اصلی سیستم سازی با استفاده از کدگذاری کمی یا بدون هیچگونه کدگذاری، کارهای تکراری را دیجیتالی می‌کنند که این موضوع  به حذف خطاها و تسریع در سرعت انجام معاملات کمک می‌کند. مدیریت فرایندهای تجاری (BPM) و RPA نمونه‌هایی از سیستم سازی اساسی هستند.
• سیستم سازی فرآیند: سیستم سازی فرایند، فرایندهای تجاری را برای یکنواختی امور و شفافیت تجارت، مدیریت می‌کند. سیستم سازی فرآیند که غالباً توسط نرم‌افزار اختصاصی اداره می‌شود، می‌تواند بهره‌وری و کارایی را افزایش دهد، درحالی که بینش‌های تجاری ارزشمندی را نیز ارائه می‌دهد. استخراج فرآیند و سیستم سازی گردش کار نمونه‌هایی از سیستم سازی فرآیند هستند.
• سیستم سازی پیشرفته: سیستم سازی پیشرفته انسان‌ها و ماشین‌ها را گرد هم می‌آورد تا چندین سیستم را در سازمان ادغام کند. سیستم سازی پیشرفته با پشتیبانی از فرایندهای پیچیده‌تر ، متکی بر داده‌های بدون ساختار است که همراه با یادگیری، پردازش و تجزیه و تحلیل است. این مدیریت دانش، پشتیبانی و تصمیم‌گیری برای کارهای تخصصی را ارتقا می‌بخشد.
• سیستم سازی هوشمند: با استفاده از هوش مصنوعی، سیستم سازی هوشمند به این معنی‌ست که ماشین‌ها می‌توانند “یاد بگیرند” و بر اساس موقعیت‌هایی که با آن‌ها مواجه شده و تجزیه و تحلیل کرده‌اند، تصمیم‌گیری کنند. به عنوان مثال، در خدمات به مشتریان، دستیاران مجازی با استفاده از هوش مصنوعی می‌توانند درحالی که تعاملات هوشمندانه‌تری بین مشتریان و عوامل انسانی ایجاد می‌شود، هزینه‌ها را نیز کاهش دهند. در نتیجه، تجربه خدمات بهتری به مشتریان ارائه می‌شود.

چرا سیستم سازی تجاری مهم است؟

خواه شما یک شرکت کوچک یا یک شرکت بزرگ را اداره می‌کنید، سیستم سازی راهی عالی برای ساده‌سازی عملیات و پیشبرد رشد کسب و کار است. ابزارهای سیستم سازی طوری طراحی شده‌اند که نیروی کار را با نیروی کار ماشین جایگزین می‌کنند، بنابراین شما می‌توانید این منابع انسانی را در جای دیگری از تجارت به کار بگیرید.

برای درک پتانسیل کامل سیستم سازی، مشاغل باید به طور مداوم از نرم‌افزارهای سیستم سازی اثبات شده و بهترین شیوه‌ها در تمام گردش کارها استفاده کنند – از ایجاد تجربیات سریع‌تر و دیجیتالی مشتریان تا ساده‌سازی فرایندهای داخلی.

مزایای سیستم سازی تجاری

سیستم سازی تجاری برای جهانی که به سرعت در حال تغییر است بسیار مهم است. به عنوان مثال، پیش‌بینی اینکه کدام رفتارهای مشتری پس از همه‌گیری ادامه خواهد یافت-از نوسان شدید تقاضا گرفته تا اقدامات احتیاطی و ایمنی-می‌تواند مشکل باشد. اما یکی از حوزه‌هایی که می‌توانید کنترل کنید، نحوه مدیریت تجربیاتی است که برای مشتریان خود ایجاد می‌کنید. سیستم سازی، به ویژه سیستم سازی همراه با هوش مصنوعی، می‌تواند به شما کمک کند این تجربیات را برطرف یا تصحیح کنید، در نتیجه فروش بیشتر، استفاده بهتر از منابع و رضایت بیشتر در مشتری ایجاد می‌شود.

یکی از بهترین روش ها برای انجام این کار، بستر سیستم سازی است که به شما کمک می‌کند موارد زیر را انجام دهید:

1. فرآیندها را کشف کنید: ناکارآمدی‌ها یا نقاط حساس در عملیات خود را مشخص کنید تا به فرآیندهای خودکار بیشترین تأثیر را برساند. این شامل فرآیند استخراج و مدل‌سازی می‌شود.
2. از هوش افراد استفاده بهتری کنید: از داده های خودکار عملیات خود با یادگیری ماشین و هوش مصنوعی برای ادامه اقدامات و آزادسازی افراد برای کارهای استراتژیک‌تر استفاده کنید.
3. نیروی کار خود را افزایش دهید: ابزارهای RPA را بسازید و کارگران دیجیتالی را برای همکاری با انسان‌ها در آنجا که می‌خواهید به سطح بالاتری از بهره‌وری برسید، به کار گیرید.
4. خودکارسازی عملیات اصلی: اعمال قابلیت‌های اصلی سیستم سازی – پردازش اسناد، تنظیم جریان کار، مدیریت تصمیم و خدمات محتوا- در مناطق عملیاتی کلیدی برای پاسخگویی به نیازهای تجاری.

کاربردهای متداول سیستم سازی تجاری

سیستم سازی تجاری برای ساده سازی فرایندها در تقریباً همه مناطق یک سازمان مناسب است:

فعالیت های بازاریابی

با سیستم سازی بازاریابی ایمیلی، شرکت‌ها می‌توانند از نرم افزار برای ارسال ایمیل به لیست مشتریان در یک برنامه از پیش تعیین شده استفاده کنند و هزینه‌های اجرای کمپین‌ها را به صورت دستی کاهش دهند. تلاش‌های بازاریابی را می‌توان به سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) متصل کرد و حتی کارهایی مانند مشتریان هدفمند را با پیام‌های خودکار از طریق رسانه های اجتماعی انجام داد.

منابع انسانی

سیستم‌های مدیریت منابع انسانی می‌توانند طیف وسیعی از وظایف منابع انسانی، از جمله پردازش درخواست شغل، زمانبندی مصاحبه، پیشنهادات استخدامی، انجام کار، مدیریت حقوق و دستمزد و مدیریت مزایا را به صورت خودکار انجام دهند. با استفاده از تجزیه و تحلیل، این سیستم‌ها همچنین می‌توانند بینشی در مورد بهره‌وری نیروی کار ارائه دهند.

فرایندهای فروش

ابزارهای سیستم سازی فروش مانند Salesforce و سایر ابزارهای نرم افزار به تیم‌های فروش این امکان را می‌دهد تا زمان کمتری را صرف ثبت فعالیت‌های مربوط به معامله خود کرده و زمان بیشتری را برای برقراری تماس‌های تلفنی که منجر به بسته شدن قرارداد می‌شود، صرف کنند. این ابزارها می‌توانند کارهای تکراری را در طول فرایند فروش به طور خودکار انجام دهند. خواه با توجه به تجربه خریداران، واجد شرایط بودن، چشم‌انداز خریداران نسبت به نمایندگان فروش یا ایجاد پیش‌بینی فروش با پشتوانه داده‌ها.

امور مالی و حسابداری

با خودکارسازی برنامه‌ریزی مالی و عملکردهای حسابداری، شرکت‌ها می‌توانند برای کارهای مهم مانند تجزیه و تحلیل، استراتژی و همکاری با ذینفعان وقت خود را آزاد کنند. به عنوان مثال در مدیریت حساب‌های پرداختی (AP)، ضبط داده‌ها به صورت خودکار انجام می‌شود، صورتحساب‌ها به طور خودکار با اسناد مطابقت داده می‌شوند و تأییدها به طور خودکار مسیریابی می‌شوند. این کار خطاهای داده را کاهش می‌دهد و از تقلب و کلاهبرداری از طریق کنترل‌های پس زمینه جلوگیری می‌کند.