اگر احساس خستگی بیش از حد می‌کنید و مدام در حال جنگیدن با ساعت و زمان هستید، خیالتان راحت باشد که تنها نیستید. شاید هیچ برنامه یا آموزشی در اینجا نتواند ساعات بیشتری را به‌روز شما اضافه کنیم، اما می‌توانیم به شما نکاتی را ارائه دهیم تا از زمانی که در اختیار دارید عاقلانه‌تر استفاده کنید. مدیریت زمان یک تمرین است _ تمرکز هرچه بیشتر به معنی تسلط بهتر. اگر متوجه هستید که از وقت خود چگونه استفاده می‌کنید، می‌توانید برنامه‌تان را طوری تنظیم کنید که زمانتان روی چیزهایی که برایتان مهم هستند متمرکز شود.
۱۱ پیشنهاد برای استفاده عاقلانه از زمان
به طور حتم همه کارآفرینانی موفق می‌خواهند از زمان خود برای افزایش خلاقیت و بهره‌وری خود استفاده کنند. بسیاری از ما هم می‌توانیم بازدهی فوق‌العاده‌ای در یک روز داشته باشیم و به دستاوردهای فوق‌العاده‌ای برسیم. شاید دیگرانی که به موفقیت نمی‌رسند همیشه احساس کمبود وقت می‌کنند و از کارهای سخت و پیچیده، فرستادن یا جواب دادن ایمیل‌ها، موارد اداری پیش رویشان و فهرست کارهای طولانی ناامید می‌شوند.
همه ما می‌خواهیم از زمان خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنیم. می‌خواهیم به آزادی زمانی بیشتری دست بیابیم تا بتوانیم زمان بیشتری را برای انجام کاری که دوست داریم انجام دهیم، نه اینکه در پیچیدگی‌ها بیشتر گم شویم.
چه حسی داشتید اگر می‌توانستید:
- از زمان خود استفاده بهتر و بیشتری ببرید.
- با شفافیت در مورد اهداف خود فکر کنید و در مورد مهم‌ترین فعالیت‌های خود رک و صریح باشید.
- انرژی زیادی داشته باشید و در مورد کاری که قرار است انجام دهید هیجان‌زده باشید.
- احساس کنید زمان زیادی در اختیارتان است.
در این راهنما، ۱۱ پیشنهاد برای استفاده عاقلانه از زمان را با شما به اشتراک می‌گذاریم که می‌توانید از آنها برای مدیریت زمان، دستیابی به نتایج بزرگ‌تر و افزایش بهره‌وری‌تان استفاده کنید. این نکته‌ها به شما کمک می‌کنند تا انرژی و تمرکز خود را افزایش دهید و در پایان هر روز از آنچه به دست آورده‌اید هیجان‌زده باشید.
نتایج بهتر در زمان کمتر
Table of Contents
۱. پیگیری زمان به مدت حداقل هفته
از شیوه گذراندن زمان در هر لحظه از بیداری‌تان گزارش تهیه کنید تا بدانید زمانتان دارد به کجا می‌رود. دفتر یادداشت کوچک قابل‌حمل داشته باشید یا از تلفن هوشمندتان به این منظور استفاده کنید. زمان‌ها و کارهایی که در این مدت انجام می‌دهید یادداشت کنید. بعد از یک هفته یا بیشتر، به عقب برگردید و فهرست خود را بررسی کنید تا تصویر بهتری از نحوه گذراندن روز خود به دست آورید.
تقلب نکن! اگر در مورد چگونه صرف‌کردن وقت خود صادق نباشید، نمی‌توانید چیزی را بهبود بخشید. مثلاً اگر ۲۰ دقیقه با تلفنتان بازی کرده‌اید، حتماً یادداشت کنید. اگر می‌خواهید تصویر شفاف و قابل‌فهم‌تری داشته باشید، می‌توانید به گزارشتان نمودار اضافه کنید تا ایده بهتری از کارهایی که بیشترین زمان را می‌گیرند، داشته باشید.
۲. شناسایی و حذف عادت‌های بد و اشتباه
در گزارش زمانتان به دنبال عادات و مواردی باشید که حواستان را از کار پرت می‌کنند. ممکن است در طول زمان عادت‌هایی پیدا کرده باشید که بیشتر آسیب‌زننده هستند تا مفید. شاید هرچند دقیقه یکبار گوشی خود را چک کنید یا بلافاصله پس از دریافت پیامک پاسخ طرف مقابل را دهید. تغییر عادات در انسان به زمان و تلاش نیاز دارد، اما به در انتها به شما کمک می‌کند زمان خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنید تا زمان بیشتری برای انجام کارهایی که از آنها لذت می‌برید و انجام می‌دهید داشته باشید.
برای مثال، اگر متوجه شدید که با اعلان‌های رسانه‌های اجتماعی از مسیر فکری و کاری‌تان خارج می‌شوید، خاموش‌کردن اعلان‌ها به شما کمک می‌کند تا بهتر در مسیر کاری خود بمانید. می‌توانید زمان‌های خاصی را به بررسی حساب‌های رسانه‌های اجتماعی خود اختصاص دهید. اگر مشکلتان این است که دائماً تلفنتان را چک می‌کنید، هنگامی که روی مسئله مهمی کار می‌کنید، سعی کنید تلفن خود را در یک کشو یا اتاق دیگری قرار دهید.
۳. سازماندهی فضای کاری مانع ازدست‌رفتن زمان
شلوغی را از فضای کاری‌تان حذف کنید و هرچه نیاز دارید در دسترستان بگذارید. اگر فضای کارتان به‌هم‌ریخته باشد، وقتتان را برای یافتن وسایل موردنیاز دارید از دست خواهید داد. اقلام ضروری را در مکان مشخص خودشان، در دسترستان نگه دارید تا همیشه بتوانید در صورت نیاز پیدایشان کنید.
این اصل فقط در مورد میز محل کارتان صدق نمی‌کند – باید از این قانون در خانه‌تان نیز به‌خوبی استفاده کنید. به‌عنوان‌مثال، آشپزخانه خود را به‌گونه‌ای سازماندهی کنید که ظروفی که بیشتر استفاده می‌کنید به محل استفاده‌شان نزدیک‌تر باشند.
۴. تهیه فهرستی از اهداف موردنظرتان
با ۳ تا ۵ هدفی شروع کنید که مطمئنید در عرض چند هفته به آنها می‌رسید. این هدف‌ها می‌توانند مربوط به کار یا مدرسه، شخصی یا ترکیبی از هر دو باشد. به موضوعاتی که می‌خواهید تغییر یا بهبودشان دهید فکر کنید و بفهمید که برای رسیدن به موقعیت موردنظرتان چه کاری باید انجام دهید. اهدافتان را اولویت‌بندی کنید تا مهم‌ترینشان در درجه اول قرار گیرند—این باید همان هدفی باشد که بیشترین زمان را برای آن صرف می‌کنید.
از روش “SMART” برای تعیین اهداف خاص، قابل‌اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و به‌موقع استفاده کنید. به‌عنوان‌مثال، ممکن است هدفتان این باشد که ۴ روز در هفته روزی ۲ کیلومتر پیاده‌روی کنید. اگر عادت به پیاده‌روی منظم دارید، مطمئناً این هدف قابل دستیابی و فعالیتی مشخص و قابل‌اندازه‌گیری است.
هنگامی که به این چند هدف رسیدید، از این حس موفقیت برای ایجاد انگیزه در خود برای فشار بیشتر استفاده کنید. می‌توانید به سمت اهداف پیچیده‌تر و بلندمدت‌تر حرکت کنید. فقط به یاد داشته باشید که آنها را به قطعات کوچک‌تر تقسیم کنید تا قابل دستیابی باشند و همیشه در حال پیشرفت باشید.
تهیه فهرست و برنامه از اهداف موردنظرتان
۵. استفاده از تقویم و جدولی زمانی برای برنامه‌ریزی
رویدادهای مهمی که در پیش دارید را در تقویم علامت‌گذاری کنید و کارهای روزانه‌تان را برنامه‌ریزی کنید. استفاده از تقویم امکان به برنامه‌ریزی بلندمدت برای رویدادهای خاصی که در تاریخ و زمان معینی رخ می‌دهند کمک می‌کند. از یک برنامه جداگانه برای کارهای روزانه خود استفاده کنید.
زمان را به قسمت‌های نیم ساعته و ساعتی برنامه‌ریزی کنید. کارهای مشابه را با هم گروه‌بندی کنید تا مغزتان به‌دفعات زیاد دنده عوض نکند. مثلاً، می‌توانید صبح و بعدازظهر یک نیم ساعت برای خواندن و پاسخ به ایمیل‌ها اختصاص دهید. اگر کسی از شما درخواست انجام کاری داشت و وقت شما پرشده بود، از “نه” گفتن نترسید. تلاش برای انجام وظایف بیش از اندازه برای روز دلیل بزرگی برای ایجاد استرس در افراد می‌شود.
۶. دسته‌بندی وظایف بر اساس فوریت و اهمیتشان
برنامه‌تان را با برنامه‌هایی شروع کنید که هم فوریت و هم اهمیت دارند. فوریت مربوط به زمانی می‌شود که برای تکمیل کار در اختیارتان قرار دارد، درحالی‌که اهمیت به ضرورت یک کار مربوط می‌شود. اگر کار فوری اما غیر مهمی دارید، انجامش را به بعد از کارهای فوری و مهم بسپارید. سپس به سراغ کارهایی بروید که مهم هستند؛ اما فوری نیستند.
انجام کارهایی که نه فوری و نه مهم هستند را برای آخر بگذارید. در صورت امکان، می‌توانید این کارها را نیز به دیگران محول کنید تا انجامش دهند. ازآنجایی‌که این کارها نه فوری هستند و نه مهم، مهم نیست که طرف مقابل به‌خوبی شما کار را انجام نمی‌دهد یا برای انجامش بیشتر از شما زمان می‌گذارد.
۷. انجام کارهای مهم را در زمان اوج انرژی
میزان انرژی خود را در طول روز دنبال کنید تا بفهمید چه زمانی در اوج است. اگر آدم صبحگاهی هستید، احتمالاً بلافاصله پس از بیدارشدن بیشترین انرژی را خواهید داشت، بنابراین بهتر است برای بعدازظهرها برنامه‌ریزی کنید. از سوی دیگر، افرادی که شب‌ها انرژی بیشتری دارند بهتر است برنامه‌های مهم و جدی خود را به شب موکول کنید.
اگر یک ضرب‌الاجل فوری برای انجام یک پروژه دارید، ممکن است نتوانید برنامه‌ریزی این‌چنینی انجام دهید. بااین‌حال، اگر برای ضرب‌الاجل‌های آینده بهتر برنامه‌ریزی کنید، می‌توانید آن کار را برای زمان‌هایی که بیشترین انرژی را دارید برنامه‌ریزی کنید.
۸. محول‌کردن وظایف به دیگران
اگر کاری نه فوری و نه مهم باشد، احتمالاً می‌تواند توسط شخص دیگری انجام شود. توانایی برون‌سپاری وظایف به افراد دیگر، به‌ویژه در محیط کار، می‌تواند به آزادسازی بخشی از زمان شما کمک کند و مقداری از فشار کاری را از شما دور کند. به‌خاطر داشته باشید که انتقال اختیار فقط به معنای اختصاص دادن یک کار به شخص دیگر نیست – می‌توانید از رایانه و برنامه‌هایتان برای خودکار کردن برخی از وظایف استفاده کنید.
برای مثال، اگر متوجه شده‌اید که به طور معمول انواع خاصی از ایمیل‌ها به یک روش پاسخ می‌دهید، می‌توانید پاسخ را به طور خودکار تنظیم کنید تا بتوانید با یک کلیک پاسخ دهید به‌جای اینکه مجبور باشید هر بار آن را تایپ کنید.
نباید طرز فکرتان به این شکل باشد که باید همه کارها را خودتان انجام دهید وگرنه به‌درستی انجام نمی‌شود. به دیگران هم این فرصت را بدهید که به شما کمک کنند، به‌خصوص در مورد چیزهایی که چندان حیاتی یا دشوار نیستند. این کار مقداری از زمان را برای شما آزاد می‌کند تا بتوانید به کارهایی برسید که واقعاً برای شما مهم هستند.
۹. تعیین زمان برای خانواده و دوستان
وقت گذراندن باکیفیت و شادمانه با افرادی که دوستشان دارید را در اولویت برنامه‌هایتان قرار دهید. گذراندن وقت با خانواده و دوستان می‌تواند رضایت‌بخش و آرامش‌بخش باشد. با حضور در لحظاتی که با آنها به اشتراک می‌گذارید، به‌جای اینکه ذهنتان در جای دیگری باشد، توجه خود را به عزیزانتان هدیه دهید. فعالیت‌های خاصی را پیدا کنید و برنامه‌ریزی کنید تا همیشه فقط در یک اتاق مشغول تلفن‌های خود ننشینید.
مثلاً، خوب است شام خانوادگی از قبل تعیین‌شده را در شبی بخورید که همه قرار است در همان زمان در خانه باشند. همین‌طور می‌توانید یک شب بازی خانوادگی را برنامه‌ریزی کنید و بازی‌های رومیزی را انتخاب کنید که همه خانواده از آن لذت ببرند.
انجام برخی از کارهای روزمره همراه با دوستان بهتر است! برای مثال، اگر بیشتر صبح‌ها برای ورزش می‌دوید، یک یا دو بار در هفته هم از یک بخواهید که با شما بدود.
برنامه‌ریزی و تعیین زمان برای خانواده و دوستان
۱۰. تلاش برای حفظ تمرکز در لحظه حال
به‌جای اجازه دادن به انحراف ذهنتان به هرجای دیگری، روی کاری که در دست دارید تمرکز کنید. ماندن و توجه به لحظه‌ای که در آن قرار دارید به‌جای انجام خودکار کار درحالی‌که به چیز دیگری فکر می‌کنید، بخشی از استفاده عاقلانه از زمان است. اگر کارها را با تعهد صددرصدی در هنگام اجرا انجام کنید، کارها را با کارایی بیشتری انجام خواهید داد و از نتیجه هم لذت بیشتری خواهید برد.
این در مورد زمانی که با خانواده یا دوستان سپری می‌کنید هم درست است. وقتی با خانواده شام می‌خورید، تلفن خود را کنار بگذارید و از چک کردن ایمیل یا ارسال پیامک به دیگران خودداری کنید. اگر در این جمع دوستانه یا خانوادگی فعالانه شرکت کنید و در لحظه حضور داشته باشید، از زمان بسیار باکیفیت‌تری بهره‌مند خواهید شد.
۱۱. شادابی ذهن با استراحت‌های معین بین کار
در صورت امکان، در هر یک ساعت ۱۵ تا ۲۰ دقیقه استراحت کنید. استراحت‌های مکرر باعث می‌شود در اوج عملکرد به فعالیتتان ادامه دهید و تضمین می‌کند که دچار فرسودگی نمی‌شوید. با گذشت زمان، حتی به‌زودی ممکن است متوجه شوید که در پایان روز احساس خستگی کمتری می‌کنید.
اگر محیط کار یا مدرسه به شما این اجازه را نمی‌دهد تا در این مدت استراحت کنید، هرطور شده باید تلاش کنید تا بعد از هر ساعت کاری به‌نوعی استراحت کنید – حتی اگر این استراحت صرفاً به معنی عوض‌کردن وظایف و انجام کاری باشد که به تلاش ذهنی زیادی نیاز نداشته باشد تا به مغزتان فرصتی برای شارژ مجدد بدهد. برای مثال، اگر بین کلاس‌های ۲ ساعته فقط ۱۰ دقیقه وقت دارید، می‌توانید چند دقیقه بیرون بروید و در اطراف ساختمان قدم بزنید، هوایی تازه کنید و ذهنتان را نیز تازه کنید.
