برنامه‌ریزی نقطه اصلی در تصمیم‌گیری‌ست که تعیین می‌کند به منظور دستیابی به یک هدف یا یک مسئولیت معین، دقیقا چه کاری باید انجام شود، توسط چه کسی و در چه زمانی. یا به عبارت دیگر، برنامه‌ریزی، ترسیم راهی برای رسیدن به جایی‌ست که می‌خواهید باشید و در طول مسیر در صورت نیاز، تنظیمات لازم را انجام دهید. در این مقاله می‌خواهیم نگاهی اجمالی به اهمیت برنامه‌ریزی و چگونگی موفق‌ترین آن را نوشتن بپردازیم.
Table of Contents
چرا برنامه‌ریزی؟
به یاد داشته باشید، برای تولید یک محصول با کیفیت، که از اهمیت بالایی برخوردار است، ضروری‌ست که زمان لازم را صرف کنیم تا تضمین کنیم که واقعاً می‌توانیم به هدف نهایی دست یابیم. بنابراین برنامه‌ریزی شما را قادر می‌سازد تا روی آنچه باید به دست آورید، به خوبی تمرکز کنید.
الزامات برنامه‌ریزی
نویسنده لوئیس کارول می‌گوید: «اگر نمی‌دانید به کجا می‌روید، هر جاده‌ای شما را به آنجا می‌رساند.» بنابراین هنگام برنامه‌ریزی باید درک روشنی از آنچه دقیقاً می‌خواهید به دست آورید، داشته باشید.
- هدف شما چیست؟
- چه استانداردهایی (کیفیت، هزینه، حجم) مورد انتظار است؟
- چه منابع داخلی و خارجی در دسترس خواهد بود؟
- چه محدودیت‌هایی وجود دارد؟
- شما چقدر زمان دارید؟
- آیا متغیرهای دیگری وجود دارد که باید از آن‌ها آگاه باشید، به عنوان مثال محیط یا شرایطی که ممکن است بر برنامه تأثیر بگذارد؟
چگونه برنامه‌ریزی کنیم
یک شکست رایج در بسیاری از انواع برنامه‌ریزی این است که برنامه هرگز واقعاً اجرا نمی شود. در عوض، تمام تمرکز بر نوشتن یک طرح است. اغلب اوقات، این طرح در زیر تپه‌ای گرد و غبار در قفسه است. بنابراین، دستورالعمل‌های زیر کمک می‌کنند که فرآیند برنامه‌ریزی به طور کامل انجام شده و انحرافات از برنامه شناسایی و بر اساس آن مدیریت می‌شوند.
اهداف باید SMARTER باشند
SMARTER مخفف است، یعنی کلمه‌ای که از به هم پیوستن حروفی از کلمات مختلف در یک عبارت یا مجموعه‌ای از کلمات تشکیل شده است. در این مورد، SMARTER عبارت است از:
- Specific – مشخص :
به عنوان مثال، اگر کسی بخواهد هدف خود را برای “سخت‌تر کار کردن” دنبال کند، دانستن اینکه باید چه کاری انجام دهد، دشوار است. اهداف و قدم‌ها در برنامه باید به شکل واضح و مشخص بیان شوند.
- Measurable – قابل اندازه‌گیری:
دشوار است بدانیم که مثلا دامنه «نوشتن مقاله» واقعاً چقدر است. اگر هدف “نوشتن یک مقاله 30 صفحه‌ای” باشد، قدردانی از این تلاش آسان‌تر است.
- Acceptable – قابل قبول:
اگر قرار است مسئولیت پیگیری هدفی را بر عهده بگیریم، هدف باید برای ما قابل قبول باشد. برای مثال، ما به احتمال زیاد دستورالعمل‌های کسی را که به ما می‌گوید یک مقاله 30 صفحه‌ای بنویسیم، در حالی که باید پنج مقاله دیگر را نیز بنویسیم، قبول نخواهیم کرد.
- Realistic – واقع بینانه:
حتی اگر مسئولیت پیگیری هدفی را بپذیریم که مشخص و قابل اندازه‌گیری‌ست، اگر مثلاً هدف «نوشتن یک مقاله 30 صفحه‌ای در 10 دقیقه آینده» باشد، هدف برای ما یا دیگران مفید و اجرایی نخواهد بود..
- Time frame – دوره زمانی:
اگر ما به یک هدف واقع بینانه مثل “نوشتن یک مقاله 30 صفحه‌ای در یک هفته” متعهد باشیم، ممکن است برای دیگران معنای بیشتری داشته باشد. با این حال، اگر مشخص کنیم که یک صفحه در روز به مدت 30 روز بنویسیم، برای دیگران (مخصوصاً اگر قصد دارند به ما کمک کنند یا ما را برای رسیدن به هدف راهنمایی کنند) وضوح و روند مشخص و بهتری خواهد داشت. این زمان‌بندی خیلی بهتر از این است که امکان نوشتن را در نظر بگیریم و تمام 30 صفحه در آخرین روز بنویسیم.
- Extending – گسترش:
هدف باید توانایی‌های اجراکننده را گسترش دهد. به عنوان مثال، اگر موضوع مقاله یا نحوه نوشتن آن توانایی‌های ما را افزایش دهد، ممکن است علاقه بیشتری به نوشتن یک مقاله 30 صفحه‌ای داشته باشیم.
- Rewarding – پاداش:
برای دستیابی به اهداف، خیلی بهتر است که پاداشی را در نظر بگیریم. برای مثال، اگر مقاله به تلاشی کمک کند که ممکن است برای تلاشمان پاداش بگیریم، بیشتر تمایل داریم که مقاله را زودتر و بهتر بنویسیم.
چگونه برای سازمان یا تیم خود برنامه‌ریزی کنیم؟
همان‌طور که گفتیم فرآیند برنامه‌ریزی با روشن شدن هدف شروع می‌شود، مهم است که دقیقاً آنچه را که باید به دست آوریم، درک کنیم. همچنین درک هرگونه محدودیتی که باید در آن کار کنید بسیار مهم است.
برنامه‌ریزی معمولاً شامل استفاده از اصطلاحات اساسی زیر است:
- اهداف
اهداف دستاوردهای خاصی هستند که برای دستیابی به نتایج در برنامه باید به طور کلی یا ترکیبی انجام شوند. به عنوان مثال، مأموریت یک سازمان، انجام شوند. اهداف در طول راه معمولاً “نقاط عطف” اجرای استراتژی‌ها هستند.
- استراتژی‌ها یا فعالیت‌ها
این‌ها روش‌ها یا فرآیندهایی هستند که همگی یا به صورت ترکیبی برای دستیابی به اهداف مورد نیاز هستند.
- وظایف
به ویژه در سازمان‌های کوچک، وظایف مختلفی برای اجرای طرح به افراد محول می‌شود. اگر دامنه طرح بسیار کوچک باشد، وظایف و فعالیت‌ها اغلب یکسان هستند.
- منابع (و بودجه)
منابع شامل افراد، مواد، فن‌آوری‌ها، پول و غیره است که برای اجرای استراتژی‌ها یا فرآیندها لازم است. هزینه‌های این منابع اغلب در قالب بودجه به تصویر کشیده می‌شود.
در انتها بهتر است این موضوع را روشن کنیم که برای رسیدن به اهداف، تنها برنامه‌ریزی خوب کافی نیست. اگر دوست دارید بیشتر درباره اینکه چگونه می‌توانیم به اهداف و آرزوهایمان بهتر و سریع‌تر برسیم، بدانید، ما به شما خواندن مقاله آرزو،نتیجه،مانع،برنامه را پیشنهاد می‌کنیم.
